Ofis yöneticilerinin tatile ihtiyacı olduğu bir gerçek. Ancak ofis yönetimi oldukça komplike ve zor bir iştir. Bazen ofisten birkaç saat ayrılmak bile, işlerin karışmasına neden olabilir. Özellikle işlerin yoğun olduğu vakitlerde yönetimi elden bırakmak, işleri daha da zorlaştıracaktır. Ofisinizi uzaktan da kolaylıkla yönetebileceğiniz birçok seçenek vardır; ama ne olursa olsun aklınızın ofiste kalması normaldir. Tüm bunlara rağmen biraz toparlanmalı, kafa dinlemeli, kitap okumalı ve eğlenmelisiniz. Arkanızda sağ kol denebilecek şekilde güvenilir bir eleman bırakmak belki biraz rahatlatıcı olabilir.
Tatile çıktığınızda ofisi uzaktan yönlendirebilmeniz için bilgisayar, tablet ve akıllı cep telefonu gibi ekipmanları yanınızda bulundurmanız gerekecektir. Böylelikle ofisle sürekli iletişim halinde olabilirsiniz. Çalışanların kafasına takılan sorularda ve yetki gerektiren konularda danışmasını kolaylaştırmak için de bu cihazlar gerekli olacaktır. Gerisi tatilin keyfini çıkartmaktan ibarettir.
Telefon Yönlendirmek
Ofis telefonunu cep telefonuna yönlendirmek bir seçenek olabilir. Ancak bu yöntem sürekli rahatsızlık verici olabilir. Diğer türlü personel önemli bir konu olduğunda sizi arayacakken; bu yöntemde telefonlar direk gelecektir. Tatildeyken bu durum can sıkıcı olabilir. Yine de bu şekilde rahat edecekseniz; internetten küçük bir araştırma yaparak telefon yönlendirme konusunu halledebilirsiniz.
Mail ve Mesaj Yoluyla İletişim
Telefonla konuşmak, mail ya da mesaj ile iletişim kurmaya göre daha nettir ve kısa sürer ama tatilde ciddi kesintiye neden olur. Arkadaşla ya da aileyle gidilen tatilde sürekli çalan bir telefon, diğer misafirleri de rahatsız edebilir. Bunun yerine personelden durumla ilgili saat başı minik raporlar istemek daha uygun olacaktır. Acil durumlarda telefonlaşma, diğer zamanlarda ise mesajlaşma ofisi yönetmenin en uygun yoludur.
Güvenilir Personele Sınırlı Yetki Vermek
Uzun yıllar beraber çalışılan, işin altından başarıyla kalkacağı düşünülen kişilere sınırlı olmak üzere yetki verilebilir. Ciddi konularda yine telefonla onay alınması, yetkinin tamamen verilmemesi en doğrusudur. Yetki vereceğiniz kişinin, acil durumlarda durumu idare edebilme yetisine sahip olmasına, hızlı düşünebilmesine dikkat etmelisiniz. Eğer iş yeriniz ortaklıkla kurulmuş bir yer ise ortağınıza yönetimi devredebilirsiniz. Neticede personelin de denetiminin yapılmasına ihtiyaç vardır.
Teamviewer Kullanmak
Teamviewer, bilgisayar ve mobil cihazlar üzerinde çalışan ve uzaktaki diğer cihazlara bağlanarak yönetmeyi sağlayan olağanüstü bir programdır. Bağlantıyı koparmadan ofisteki bilgisayarınıza dilediğiniz zaman bağlanabilirsiniz. Bu şekilde bilgisayarda yer alan dosyalara, verilere, grafiklere, tablolara, raporlara ulaşabilirsiniz.
Teamviewer ile bağlıyken bilgisayardan bir veriyi mail ile yollayabilir, ofisteki bilgisayarda kurulu olan tüm programları uzaktan yöneterek kullanabilirsiniz. Kısacası program sayesinde ofisteki bilgisayarınızın başındayken yapabileceğiniz her şeyi yapabilmeniz mümkündür. Yalnızca sistemsel açıdan küçük bir yavaşlık söz konusudur. Ancak kesinlikle denemeye değer ve uzaktan ofis yönetmenin en kontrollü yoludur.
Online Sistemler Kurmak
İş yerinizde online sistemler kurarak internet olan her alanda çeşitli bilgilere ulaşabilirsiniz. Bir bakıma yazılım konusu ile ilgili olan bu sistem, günümüzde birçok iş yeri tarafından kullanılmaktadır. İnternet sayfaları üzerinden veri girişi yapabilir ve giriş yapılan bilgiyi anında görüntüleyebilirsiniz. Üstelik bu sistem sayesinde sadece yönetici değil; çalışanlarda güncel bilgileri net şekilde görebilmektedir. Ancak bu yazılım tatile gitmeden hemen önce yapılabilecek bir uygulama değildir. Bunun önlemini baştan almalısınız; çünkü yazılımın yapılması uzun sürebileceği gibi, geçmiş veri girişlerinin de yapılması zaman alacaktır. Çok önceden bu sistemi kurmak ve tatile rahatça çıkmak en doğrusu olacaktır.
Takvimi Ayarlamak
Toplantı, randevu ya da işle ilgili takvimsel detayları içeren her şeyi, tatilinizden önce ayarlamalısınız. Tatil dönemine toplantı denk gelmemesine özen göstermelisiniz. Aksi halde iptal etmesi oldukça zor olabilir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder